¿Qué ofrece una consultoría de protección de datos y cuándo necesitas una?

Servicios que ofrece una consultoría de protección de datos

El trabajo de una consultoría no se limita a entregar documentos. Va mucho más allá. A continuación, te detallamos los principales servicios que suelen ofrecer:

Análisis de situación y auditoría inicial

Antes de actuar, la consultoría realiza una auditoría para evaluar el nivel de cumplimiento actual. Este diagnóstico detecta deficiencias, riesgos y oportunidades de mejora. Incluye revisión de procesos internos, contratos, políticas de privacidad y prácticas digitales.

Adaptación al RGPD y otras normativas

El servicio central es la adecuación a la normativa vigente. Esto implica actualizar documentos legales, implementar medidas técnicas y establecer una gobernanza de datos sólida. También abordan leyes locales como la LOPDGDD en España u otras normativas sectoriales.

Elaboración de políticas y procedimientos

La consultoría diseña e implementa políticas de privacidad, protocolos de gestión de incidencias, registros de actividades de tratamiento y cláusulas informativas. Estos documentos no solo son obligatorios, sino que demuestran responsabilidad proactiva ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) u organismos similares.

Delegado de Protección de Datos (DPO) externo

En algunos casos, se necesita un Delegado de Protección de Datos. Muchas consultorías ofrecen este perfil como servicio externo. El DPO supervisa el cumplimiento, asesora y actúa como enlace con las autoridades.

Formación y concienciación del personal

El cumplimiento normativo no solo depende de los documentos. Las personas que trata con datos deben entender sus obligaciones. Por eso, la formación al personal es clave. La consultoría ofrece cursos adaptados a la organización.

Gestión de brechas de seguridad

En caso de incidentes como accesos no autorizados o pérdidas de información, la consultoría orienta sobre cómo actuar. Ayudan a notificar a la autoridad competente y a los afectados si es necesario, limitando las consecuencias legales.

Evaluaciones de impacto (EIPD)

Cuando el tratamiento de datos puede implicar riesgos significativos, se exige una Evaluación de Impacto en Protección de Datos. La consultoría analiza esos riesgos y propone medidas para mitigarlos.

Asistencia en inspecciones o requerimientos

Si una empresa recibe una inspección o un requerimiento de una autoridad de protección de datos, la consultoría proporciona asistencia legal y técnica para responder de forma adecuada.

¿Cuándo necesitas una consultoría de protección de datos?

Contratar este tipo de servicios no siempre es obligatorio, pero sí muy recomendable en ciertas situaciones. A continuación, te explicamos los casos más habituales donde una consultoría de protección de datos se vuelve necesaria:

Cuando tratas datos personales de clientes o empleados

Si tu empresa recopila, almacena o procesa datos personales, aunque sea un simple correo electrónico, ya estás obligado a cumplir con el RGPD. Cualquier organización, por pequeña que sea, debe garantizar la protección de los datos que gestiona.

Si tienes una tienda online o una web corporativa

Las páginas web están sujetas a obligaciones legales específicas: política de privacidad, política de cookies, términos legales, consentimiento explícito, etc. Una consultoría asegura que todo esté conforme con la ley y evita sanciones por prácticas erróneas.

Cuando contratas herramientas externas o servicios cloud

El uso de plataformas como CRMs, ERPs, sistemas de mailing o almacenamiento en la nube implica transferencias de datos a terceros. Es necesario revisar los contratos, asegurar el cumplimiento y, en algunos casos, firmar cláusulas adicionales (como las cláusulas contractuales tipo).

Si manejas datos sensibles o de categorías especiales

Datos sobre salud, religión, orientación sexual o afiliación sindical requieren una protección adicional. En estos casos, no solo es recomendable sino esencial contar con asesoramiento experto.

Cuando subcontratas servicios o colaboras con terceros

Es imprescindible establecer contratos de tratamiento de datos con todos los proveedores que acceden a información personal. La consultoría revisa y redacta estos acuerdos para asegurar que cumplan los requisitos legales.

Si ya has recibido un requerimiento de la AEPD

Una consulta o inspección por parte de la Agencia puede derivar en sanciones si no se gestionan adecuadamente. Una consultoría especializada te ayuda a responder con garantías y a corregir las deficiencias encontradas.

Ventajas de contratar una consultoría de protección de datos

Contar con un equipo experto en privacidad de datos aporta múltiples beneficios:

Tranquilidad legal

Te aseguras de que tu empresa cumple con las obligaciones legales. Esto reduce el riesgo de sanciones, que pueden llegar hasta los 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual.

Imagen y reputación

Mostrar que te tomas en serio la privacidad genera confianza entre clientes, inversores y empleados. Un mal manejo de datos puede dañar tu marca de forma irreparable.

Optimización de procesos

Revisar el ciclo de vida de los datos puede ayudarte a mejorar la eficiencia interna. Además, te obliga a tener un mayor control de la información que manejas.

Acompañamiento continuo

La normativa cambia, y también lo hacen tus procesos. Una buena consultoría no se limita a una intervención puntual. Ofrece seguimiento, soporte y actualizaciones permanentes.

Prevención de riesgos

Identificar amenazas y corregir vulnerabilidades a tiempo evita problemas mayores. Esto incluye tanto riesgos legales como técnicos o de seguridad.

¿Cómo elegir una buena consultoría de protección de datos?

No todas las consultorías ofrecen el mismo nivel de calidad. Para elegir adecuadamente, te recomendamos tener en cuenta estos aspectos:

• Experiencia y especialización: El equipo debe contar con conocimientos técnicos, legales y experiencia en el sector.
• Servicios personalizados: Cada empresa es diferente. Evita los servicios estándar que no se adaptan a tus necesidades reales.
• Formación continua: El partner ideal te ofrece formación actualizada para todos los niveles de la organización.
• Soporte ante incidencias: Asegúrate de que te acompañarán en caso de inspecciones, reclamaciones o incidentes de seguridad.
• Buen historial y referencias: Revisa opiniones, casos de éxito y valoraciones de otros clientes.

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