El uso de herramientas de inteligencia artificial (IA) para transcribir conversaciones y reuniones se ha extendido rápidamente en las empresas. Estas soluciones permiten convertir automáticamente grabaciones de voz en texto, facilitar la elaboración de actas y mejorar la gestión de la información. Sin embargo, su utilización plantea importantes cuestiones relacionadas con la protección de datos personales que las organizaciones deben tener en cuenta.
¿La voz de una persona es un dato personal?
La voz de una persona puede considerarse un dato personal cuando permite identificarla o hacerla identificable, ya sea de forma directa o mediante su combinación con otros datos disponibles. Por este motivo, cuando una empresa graba, almacena, analiza o transcribe la voz de personas identificables, puede estar realizando un tratamiento de datos personales sujeto al RGPD y a la normativa de protección de datos.
Esta cuestión adquiere especial relevancia con la proliferación de los transcriptores de voz basados en inteligencia artificial. Aunque estas herramientas pueden aportar importantes ventajas en términos de productividad, su utilización debe analizarse desde el punto de vista de la privacidad y de las obligaciones que corresponden al responsable del tratamiento.
Dos tratamientos diferentes en los sistemas de transcripción de voz con IA
Cuando una organización utiliza una herramienta de inteligencia artificial para trabajar con grabaciones de voz, es importante diferenciar entre los distintos tratamientos que pueden producirse. No siempre la finalidad se limita a convertir un audio en texto.
Transcripción de la voz mediante inteligencia artificial
El primer tratamiento consiste en utilizar un sistema de IA para transcribir una grabación de voz. Por ejemplo, una empresa puede emplear esta tecnología para recoger automáticamente el contenido de una reunión y generar un borrador de acta.
En este supuesto, la organización debe analizar qué datos se están tratando, con qué finalidad y cuál es la base jurídica que permite realizar el tratamiento. También será necesario valorar aspectos como la información proporcionada a las personas participantes, los plazos de conservación de las grabaciones y transcripciones y las medidas de seguridad aplicadas.
Además, si el servicio es prestado por un proveedor externo, será necesario determinar su papel en el tratamiento y comprobar si actúa como encargado del tratamiento. En ese caso, deberán establecerse las correspondientes garantías contractuales y verificarse que el proveedor ofrece garantías suficientes para cumplir con la normativa aplicable.
Uso de muestras de voz para ajustar sistemas de IA
El segundo tratamiento presenta características diferentes y puede producirse cuando las muestras de voz se utilizan para ajustar, entrenar o mejorar un sistema de inteligencia artificial. Este tratamiento puede llevarlo a cabo directamente la organización o el propio proveedor de la herramienta.
En estos casos, el responsable debe prestar especial atención a la finalidad para la que se utilizarán las grabaciones de voz. El hecho de que una persona autorice o conozca la transcripción de una reunión no significa necesariamente que sus datos puedan utilizarse posteriormente para entrenar o mejorar un sistema de IA con una finalidad diferente.
Por ello, es fundamental conocer de forma clara qué ocurre con los datos introducidos en la herramienta y si el proveedor puede utilizarlos para entrenar sus propios modelos de inteligencia artificial o realizar tratamientos adicionales.
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La importancia de elegir correctamente al proveedor de IA
El responsable del tratamiento debe actuar con diligencia a la hora de seleccionar las herramientas y proveedores que intervienen en el tratamiento de datos personales. No basta con elegir una solución de IA por sus funcionalidades o por su precio: es necesario analizar también sus implicaciones en materia de privacidad y seguridad.
Antes de contratar un sistema de transcripción de voz basado en IA, la organización debería comprobar, entre otros aspectos, qué información proporciona el proveedor sobre el tratamiento de los datos, si existen tratamientos adicionales, qué medidas de seguridad se aplican y durante cuánto tiempo se conservan las grabaciones y las transcripciones.
También resulta relevante conocer si existen subencargados del tratamiento, dónde se almacenan los datos, si se producen transferencias internacionales y qué garantías se aplican en caso de que la información sea tratada fuera del Espacio Económico Europeo.
Minimización y conservación de las grabaciones de voz
El principio de minimización de datos también debe aplicarse al uso de herramientas de inteligencia artificial. Las empresas deben valorar si es realmente necesario conservar las grabaciones de voz originales una vez realizada la transcripción o si, por el contrario, pueden eliminarse cuando ya no sean necesarias para la finalidad que justificó su tratamiento.
Del mismo modo, es recomendable establecer plazos de conservación definidos para las grabaciones, transcripciones y cualquier otro dato generado durante el proceso. Mantener información personal durante más tiempo del necesario puede incrementar los riesgos para la privacidad y generar incumplimientos de la normativa.
Protección de datos desde el diseño al utilizar IA
La incorporación de sistemas de transcripción basados en inteligencia artificial debe realizarse aplicando un enfoque de protección de datos desde el diseño y por defecto. Esto implica analizar los riesgos antes de implantar la herramienta y configurar el sistema para que trate únicamente los datos necesarios para cumplir con la finalidad prevista.
En función del tipo de tratamiento y de los riesgos asociados, también puede ser necesario realizar un análisis de riesgos o valorar la necesidad de llevar a cabo una Evaluación de Impacto relativa a la Protección de Datos (EIPD).
La organización debe conocer con precisión qué datos se introducen en la herramienta, cómo son procesados, quién puede acceder a ellos y si el proveedor realiza usos adicionales. Una correcta gestión de estos aspectos permite aprovechar las ventajas de la IA sin descuidar las obligaciones derivadas del RGPD y la normativa española de protección de datos.
¿Qué debe hacer una empresa antes de utilizar un transcriptor de voz con IA?
Antes de implantar una solución de este tipo, es recomendable analizar el tratamiento desde una perspectiva jurídica, técnica y organizativa. La empresa debe identificar las finalidades, determinar la base jurídica correspondiente, informar a las personas afectadas y verificar las condiciones del proveedor.
Asimismo, es importante revisar las garantías de confidencialidad, las medidas de seguridad, los periodos de conservación, la minimización de datos, la intervención de encargados y subencargados y la localización de la información. Todo ello debe quedar correctamente documentado dentro de la estrategia de cumplimiento de la organización.
La IA exige un control responsable de los datos personales
Las herramientas de transcripción de voz pueden mejorar significativamente la productividad de las empresas, pero su utilización requiere una gestión responsable de la información. La voz puede ser un dato personal y, dependiendo del uso que se realice de ella, pueden existir diferentes tratamientos que deben analizarse de manera independiente.
Especialmente importante es diferenciar entre la transcripción de una grabación y el posible uso de muestras de voz para entrenar o ajustar sistemas de inteligencia artificial. Antes de utilizar cualquier herramienta, las empresas deben conocer exactamente qué sucede con sus datos y asegurarse de que el proveedor ofrece las garantías necesarias.
En un contexto en el que la inteligencia artificial se incorpora cada vez más a los procesos empresariales, integrar la protección de datos desde el diseño resulta fundamental para reducir riesgos, cumplir con el RGPD y utilizar estas tecnologías de forma segura y responsable.
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