El canal de denuncias se ha convertido en una herramienta fundamental para el cumplimiento normativo de las empresas en España. La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, establece la obligación de disponer de un Sistema Interno de Información para determinadas organizaciones, con el objetivo de facilitar la comunicación de posibles irregularidades y proteger a quienes las ponen en conocimiento de la entidad.
Sin embargo, disponer de un canal de denuncias no consiste únicamente en habilitar un formulario o una dirección de correo electrónico. Es necesario establecer un procedimiento que garantice la confidencialidad, permita gestionar las comunicaciones recibidas y proteja a las personas informantes frente a posibles represalias.
En este artículo explicamos qué empresas están obligadas a implantarlo, cuáles son los requisitos legales y cómo FORLOPD puede ayudarte a implementar y gestionar un canal de denuncias adaptado a las necesidades de tu organización.
¿Qué es un canal de denuncias y para qué sirve?
El canal de denuncias, denominado legalmente Sistema Interno de Información, es un mecanismo que permite comunicar posibles infracciones legales, irregularidades o conductas contrarias a las normas aplicables a una organización.
Su finalidad es facilitar que los hechos que puedan constituir incumplimientos normativos se conozcan y puedan ser gestionados de forma adecuada, reduciendo los riesgos legales, económicos y reputacionales para la empresa.
A través de este sistema, las personas trabajadoras, proveedores, colaboradores y otros profesionales vinculados con la organización pueden informar sobre posibles irregularidades relacionadas con su actividad laboral o profesional. Entre las situaciones que pueden comunicarse se encuentran los posibles fraudes, la corrupción, las infracciones administrativas o penales y otros incumplimientos comprendidos en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023.
El sistema debe ofrecer garantías de confidencialidad y permitir la presentación de comunicaciones por escrito o verbalmente. También debe admitir las comunicaciones anónimas, proteger la identidad de las personas implicadas y establecer medidas para evitar represalias contra quienes informen en los términos protegidos por la normativa.
Por tanto, el canal de denuncias no es únicamente una vía para recibir comunicaciones. Forma parte del sistema de cumplimiento de la organización y requiere procedimientos, responsables y medidas de protección adecuados.
¿Qué empresas están obligadas a tener un canal de denuncias?
La obligación de implantar un Sistema Interno de Información se encuentra regulada principalmente en la Ley 2/2023. Su aplicación depende del número de personas trabajadoras, de la naturaleza de la entidad y de la actividad que desarrolla.
Empresas con 50 o más personas trabajadoras
Las empresas privadas y otras personas físicas o jurídicas del sector privado que tengan contratadas 50 o más personas trabajadoras están obligadas a disponer de un Sistema Interno de Información conforme a la ley.
Esta obligación no depende de que la empresa tenga una determinada facturación o pertenezca a un sector concreto. Por ello, las pequeñas y medianas empresas que alcancen este umbral también deben implantar el sistema y garantizar su funcionamiento conforme a los requisitos legales.
Las organizaciones que cuentan con entre 50 y 249 personas trabajadoras pueden compartir determinados medios y recursos destinados a la gestión del sistema, en los términos previstos en la normativa. Esta posibilidad permite optimizar recursos sin eliminar las garantías que debe ofrecer el canal.
Empresas de determinados sectores regulados
Algunas entidades deben disponer de sistemas de información por razón de su actividad, incluso cuando cuentan con menos de 50 personas trabajadoras.
La Ley 2/2023 contempla específicamente determinadas personas jurídicas sujetas a normativa europea en ámbitos como los servicios, productos y mercados financieros, la prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, la seguridad del transporte y la protección del medio ambiente.
En estos casos, es necesario comprobar la normativa sectorial específica para determinar el alcance de la obligación y los requisitos aplicables. Por ello, no todas las empresas pueden valorar la obligatoriedad del canal atendiendo únicamente a su plantilla.
Entidades del sector público
La obligación también alcanza a las entidades que integran el sector público, en los términos establecidos en el artículo 13 de la Ley 2/2023.
Entre ellas se encuentran las administraciones públicas, los organismos y entidades públicas vinculadas o dependientes de estas, las universidades públicas y las corporaciones de derecho público, entre otras entidades incluidas en la ley.
Partidos políticos, sindicatos y organizaciones empresariales
La normativa establece igualmente obligaciones específicas para partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y fundaciones creadas por unos u otros cuando reciban o gestionen fondos públicos, con independencia de su número de personas trabajadoras.
En consecuencia, estas organizaciones también deben comprobar si están sujetas a la obligación de disponer de un Sistema Interno de Información.
¿Qué ocurre con las empresas que tienen menos de 50 trabajadores?
Las empresas que no alcanzan las 50 personas trabajadoras no están obligadas por el mero hecho de tener una plantilla inferior a ese umbral. No obstante, pueden estar sujetas a la obligación por su actividad, por la normativa sectorial aplicable o por otros supuestos previstos legalmente.
Además, una organización que no esté obligada puede implantar voluntariamente un canal de denuncias para reforzar sus procedimientos internos, mejorar la prevención de irregularidades y fomentar una cultura empresarial basada en la transparencia y el cumplimiento normativo.
¿Qué requisitos debe cumplir un canal de denuncias?
Para cumplir con la Ley 2/2023, no basta con habilitar un medio de contacto. El Sistema Interno de Información debe contar con una estructura y unos procedimientos que permitan gestionar las comunicaciones de forma segura y eficaz.
Entre los principales requisitos se encuentran los siguientes:
Confidencialidad y protección de datos. El sistema debe proteger la identidad de la persona informante, de las personas mencionadas en la comunicación y de quienes participen en la gestión del caso. El acceso a la información debe limitarse al personal autorizado.
Posibilidad de realizar comunicaciones anónimas. La ley permite presentar comunicaciones sin identificar a la persona informante. El sistema debe estar preparado para recibirlas y gestionarlas conforme al procedimiento establecido.
Designación de una persona responsable. La organización debe designar un responsable del Sistema Interno de Información, de acuerdo con los requisitos legales, y efectuar las comunicaciones que correspondan ante la autoridad competente.
Procedimiento de gestión documentado. Es necesario definir cómo se reciben, registran, analizan y tramitan las comunicaciones, así como las actuaciones que pueden llevarse a cabo y las garantías aplicables durante todo el proceso.
Protección frente a represalias. Deben establecerse medidas para proteger a las personas informantes frente a actuaciones perjudiciales prohibidas por la normativa como consecuencia de haber comunicado información en los términos legalmente protegidos.
Cumplimiento de los plazos legales. Como regla general, debe acusarse recibo de la comunicación en un plazo máximo de siete días naturales desde su recepción, salvo las excepciones previstas legalmente. El plazo para dar respuesta a las actuaciones de investigación no puede superar los tres meses, con la posibilidad de ampliación en los supuestos de especial complejidad establecidos en la ley.
Información y accesibilidad. La organización debe informar sobre la existencia del canal y facilitar su utilización a las personas que puedan presentar comunicaciones. También debe informar sobre los canales externos de información disponibles, conforme a las exigencias legales.
Todos estos elementos deben funcionar de manera coordinada para que el canal constituya un verdadero sistema de información y no una herramienta meramente formal.
¿Qué consecuencias tiene no disponer de un canal de denuncias cuando es obligatorio?
El incumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 2/2023 puede dar lugar a sanciones económicas y otras consecuencias legales.
La normativa contempla multas de hasta 1.000.000 de euros para las personas jurídicas por determinadas infracciones muy graves, entre las que se encuentra el incumplimiento de la obligación de disponer de un Sistema Interno de Información cuando resulte exigible.
Además del riesgo sancionador, la ausencia de un sistema adecuado puede dificultar la detección temprana de irregularidades, aumentar la exposición a conflictos internos y perjudicar la reputación de la organización.
Por este motivo, las empresas obligadas deben verificar no solo que cuentan con un canal implantado, sino también que su diseño, documentación y funcionamiento se ajustan a las exigencias normativas.
Cómo puede ayudarte FORLOPD a implantar tu canal de denuncias
En FORLOPD ayudamos a empresas y organizaciones a implantar y gestionar su canal de denuncias conforme a la Ley 2/2023, adaptando el sistema a sus características, estructura y necesidades de cumplimiento.
El servicio incluye distintas modalidades para que cada organización pueda elegir la solución que mejor se ajuste a sus recursos y a la forma en que desea gestionar las comunicaciones.
Canal de denuncias con gestión externa
Con esta modalidad, FORLOPD actúa como tercero externo encargado de la recepción y gestión de las comunicaciones en los términos acordados, aportando apoyo técnico y jurídico.
El servicio contempla el diseño e implantación del sistema, una herramienta segura para recibir y realizar el seguimiento de las comunicaciones, la documentación legal correspondiente, el asesoramiento y el mantenimiento anual.
Esta opción permite a la organización contar con apoyo especializado y reforzar la independencia y la confidencialidad en la recepción de las comunicaciones. La gestión externa no sustituye las responsabilidades legales que correspondan a la empresa ni implica que FORLOPD adopte las decisiones propias de la organización o realice las investigaciones internas.
Canal de denuncias con gestión interna
Si la empresa prefiere gestionar internamente las comunicaciones, FORLOPD puede ayudar a implantar el sistema y facilitar las herramientas y la documentación necesarias para su funcionamiento.
Esta modalidad incluye la implementación de una herramienta online, la adaptación de la documentación legal al modelo de gestión elegido, la formación de la persona responsable y el asesoramiento inicial, junto con una revisión anual.
De esta manera, la organización dispone de recursos para gestionar su canal con medios propios y con el apoyo de especialistas en cumplimiento normativo.
Revisión y adaptación de un canal ya implantado
Las empresas que ya disponen de un canal de denuncias también pueden necesitar revisar sus procedimientos, actualizar su documentación o comprobar si el sistema se ajusta a los requisitos legales vigentes.
En estos casos, FORLOPD ofrece un servicio de consultoría para analizar el sistema existente, identificar posibles necesidades de adaptación y orientar a la organización sobre las medidas que debe adoptar. Esta modalidad permite trabajar con la herramienta de la que ya dispone la empresa, sin necesidad de sustituirla por otra.
¿Tu empresa está obligada a disponer de un canal de denuncias? En FORLOPD podemos ayudarte a analizar tus obligaciones y elegir la modalidad de implantación y gestión más adecuada para tu organización.
Consulta nuestro servicio de implantación y gestión del canal de denuncias y descubre cómo adaptar tu sistema a la Ley 2/2023.
El canal de denuncias como parte del cumplimiento normativo
Implantar un canal de denuncias debe entenderse como una medida de cumplimiento que permite a las organizaciones disponer de un procedimiento definido para comunicar posibles irregularidades y gestionarlas con las debidas garantías.
Identificar correctamente las obligaciones legales, establecer un sistema seguro y documentar los procedimientos son pasos esenciales para evitar que el canal se convierta en una solución meramente formal.
Tanto si tu empresa está obligada por su número de personas trabajadoras como si debe cumplir requisitos específicos por su actividad, resulta fundamental analizar su situación y determinar las medidas necesarias.
En FORLOPD te acompañamos en este proceso mediante soluciones de implantación, gestión externa, gestión interna y consultoría especializada.
Contacta con nosotros para conocer qué obligaciones afectan a tu organización y cómo podemos ayudarte a implantar un canal de denuncias adaptado a la normativa vigente.
Puedes llamarnos al 963 122 868 o escribirnos a info@forlopd.es para solicitar información sobre nuestro servicio.
