En 2026, la forma de llevar el control del horario laboral en las empresas españolas enfrenta un cambio importante, especialmente en lo que respecta al uso de datos biométricos como la huella dactilar para fichar. Las compañías que obliguen a sus empleados a utilizar sistemas de registro basados en huellas digitales pueden enfrentarse a sanciones económicas considerables.
De la obligatoriedad a la restricción de métodos biométricos
Desde 2019, todas las empresas en España están obligadas a llevar un registro de la jornada laboral de sus personas trabajadoras, anotando el inicio y el final de la jornada de forma diaria y conservando estos registros durante años según la normativa vigente. Sin embargo, el debate en torno a qué sistemas pueden o no usarse para cumplir con esta obligación ha cobrado especial relevancia en los últimos meses.
Hasta hace poco, muchos negocios optaban por sistemas biométricos, como lectores de huella dactilar o reconocimiento facial, para garantizar que cada ficha correspondía a la persona real. Pero este enfoque se ha topado con el criterio restrictivo de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y la interpretación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que consideran la información biométrica como un tipo de dato de categoría altamente sensible.
Multas que sientan precedente
La AEPD ha comenzado a actuar con firmeza contra empresas que continúan usando huellas dactilares para el fichaje sin cumplir con las estrictas exigencias del RGPD. Uno de los casos más destacados ha concluido con una multa de 365.000 euros impuesta a una compañía española por recopilar huellas dactilares de sus empleados con fines de control horario sin informar debidamente ni aplicar las medidas de seguridad y evaluación de impacto exigidas por la normativa.
La sanción responde a la consideración de que los sistemas biométricos de este tipo generan riesgos elevados para los derechos y libertades de los trabajadores, especialmente cuando existen métodos menos intrusivos para garantizar la fiabilidad del registro de la jornada. Otro de los ejemplos de sanción fue la impuesta a los centros supera por incluir formas de acceso biométricas a los gimnasios.
Alternativas al control laboral mediante huella dactilar
Frente a este nuevo escenario, las empresas se ven empujadas a abandonar los registros basados en huellas u otros datos biométricos y a implementar soluciones alternativas que cumplan tanto con la legislación laboral como con la de protección de datos. Entre las opciones más extendidas están sistemas digitales de fichaje no biométricos, aplicaciones móviles, terminales con PIN, tarjetas o códigos QR que permiten registrar la jornada sin tratar datos excesivamente sensibles del personal.
Además, el control horario se dirige hacia un modelo completamente digital, con registros electrónicos inalterables accesibles en tiempo real para la Inspección de Trabajo, lo que obliga a muchas empresas, especialmente pymes, a acelerar sus procesos de transformación tecnológica para cumplir los requisitos antes de que entren en vigor nuevos reglamentos más estrictos en 2026.
Adaptarse a los cambios normativos es indispensable no solo para evitar multas elevadas sino para proteger los derechos de los trabajadores y evitar conflictos legales. Las soluciones tecnológicas que sustituyen a los sistemas biométricos tradicionales ofrecen alternativas más seguras y ajustadas tanto a la regulación laboral como a las obligaciones en materia de protección de datos.
El año 2026 se perfila como un año de transición definitiva hacia métodos de control horario totalmente digitales y respetuosos con la privacidad, donde la huella dactilar como medio de fichaje deja de ser una práctica aceptable y pasa a ser fuente de sanciones para quienes insistan en su uso.
En Forlopd ayudamos a empresas, profesionales y entidades a adaptar sus procesos a las normativas vigentes, evitando que incurran en incumplimientos que puedan suponer costosas sanciones administrativas de la AEPD. Si tu negocio necesitas un análisis de cumplimiento, puedes solicitárnoslo sin coste y nuestras personas especialistas te guiarán.
