En 2026, las obligaciones sobre protección de datos para los trabajadores por cuenta propia se mantienen y se consolidan con una nueva guía divulgada por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Esta actualización responde a las crecientes dudas de los autónomos sobre cómo tratar de forma legal y segura los datos personales de empleados, clientes y colaboradores en el entorno laboral.
La guía La protección de datos en las relaciones laborales recoge de forma práctica los principales escenarios en los que un autónomo puede estar tratando datos personales y las normas que debe seguir para evitar sanciones económicas o infracciones graves.
Aunque el documento está dirigido a empresas de todos los tamaños, es especialmente relevante para autónomos y pequeños negocios, que muchas veces implantan sistemas de control o herramientas digitales sin un asesoramiento específico. Esto puede conducir a errores comunes que vulneran la normativa de protección de datos y que, en 2026, pueden acarrear sanciones más severas si no se atiende correctamente a las obligaciones legales.
Fundamentos de la protección de datos en el entorno laboral
El derecho a la protección de datos personales es un derecho fundamental recogido tanto en la legislación española como en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea. Este marco legal exige que cualquier tratamiento de datos, incluido el uso de videovigilancia, geolocalización o supervisión digital del trabajo, se realice siempre con:
- Finalidad legítima y concreta
- Proporcionalidad
- Transparencia hacia los afectados
- Minimización de la información recogida
La AEPD recalca que tener la condición de empleador no implica un permiso absoluto para monitorizar o procesar libremente datos de los empleados; incluso en ámbitos privados, como pequeños comercios o talleres, deben respetarse estos principios.
Videovigilancia: cuándo está permitida y qué límites tiene
La instalación de cámaras de seguridad en locales y espacios de trabajo es una práctica extendida entre autónomos para proteger bienes o garantizar la seguridad. Sin embargo, no está libre de restricciones legales:
- Las cámaras deben utilizarse únicamente para fines específicos, como vigilancia de bienes o control de accesos, y no como herramienta general de supervisión del rendimiento de los trabajadores.
- Está prohibido captar imágenes en zonas íntimas o sin señalización clara que informe de su presencia.
- La información capturada debe limitarse a lo estrictamente necesario y sólo conservarse el tiempo imprescindible.
Si se usa videovigilancia de manera generalizada o sin cumplir estos criterios, puede considerarse una infracción del RGPD y de la Ley de Protección de Datos
Geolocalización y control digital: límites esenciales
Los sistemas de geolocalización o fichaje digital, como aplicaciones de seguimiento de repartidores, pueden ser útiles para organizar la actividad laboral. Sin embargo:
- Estos sistemas solo se pueden usar cuando exista una justificación real relacionada con la actividad laboral.
- La geolocalización no puede mantenerse activa fuera del horario de trabajo o recopilar más datos de los estrictamente necesarios.
- Es imprescindible informar a los empleados con claridad sobre qué datos se recogen, durante cuánto tiempo y con qué finalidad.
El uso de estas herramientas sin un fundamento sólido y sin transparencia infringe la normativa de protección de datos.
El acceso a correos y dispositivos empresariales
Es habitual que los autónomos faciliten a sus empleados dispositivos o cuentas de correo para desarrollar sus funciones. Sin embargo, esto no permite un acceso indiscriminado por parte del empleador. Para que el acceso a información personal o laboral sea legítimo:
- Debe existir una finalidad concreta relacionada con las funciones del trabajador.
- Los empleados deben haber sido informados previamente de que esto puede ocurrir.
- Se debe establecer una política de uso clara que limite el acceso a datos estrictamente necesarios.
Revisar correos o mensajes sin un motivo justificado puede ser considerado una violación de la privacidad, incluso si los dispositivos son propiedad de la empresa.
Herramientas digitales y decisiones automatizadas
Cada vez más autónomos recurren a software, aplicaciones o sistemas automatizados para medir productividad, asignar tareas o evaluar procesos internos. Aunque estas soluciones tecnológicas pueden mejorar la eficiencia, la AEPD advierte de los riesgos que pueden surgir cuando:
- Las decisiones que afectan a los trabajadores se basan exclusivamente en algoritmos.
- No se ofrece una explicación clara de cómo opera el software.
- No existe revisión humana de las decisiones automatizadas.
En estos casos, es obligatorio garantizar la transparencia del sistema y permitir un mecanismo de revisión que respete los derechos de los empleados. El uso irresponsable de estas herramientas puede vulnerar el RGPD.
¿Qué consecuencias pueden tener los incumplimientos?
Los errores en el cumplimiento de la protección de datos no son meros fallos administrativos: pueden derivar en procesos sancionadores e importantes multas económicas para los autónomos y pequeños negocios. En años recientes, se ha registrado un aumento de sanciones a pymes y profesionales que no han aplicado correctamente la normativa, bien por desconocimiento o por subestimar los requisitos legales.
Este endurecimiento de la vigilancia y de la aplicación de la ley responde a la mayor exigencia de transparencia y respeto por los derechos digitales de trabajadores y clientes. Las autoridades están prestando cada vez más atención a los casos de pequeñas empresas, no solo a grandes corporaciones.
Recomendaciones prácticas para los autónomos
Para evitar sufrir sanciones y cumplir con la protección de datos, los autónomos pueden tomar estas acciones clave:
- Analizar la necesidad real de cada herramienta de supervisión antes de implementarla.
- Documentar las decisiones sobre uso de datos personales (fichajes, cámaras, etc.).
- Informar a los empleados de forma transparente sobre qué datos se recogen y con qué finalidad.
- Limitar la recogida de datos a lo estrictamente necesario para la actividad profesional.
- Actualizar regularmente las políticas de privacidad interna y revisar su adecuación legal.
- Formarse o consultar con expertos en protección de datos para asegurar el cumplimiento.
Estas medidas no solo reducen el riesgo de sanciones, sino que también fomentan una cultura empresarial más ética y respetuosa con los derechos de todas las partes implicadas.
El papel de la AEPD en 2026
El esfuerzo de la AEPD por orientar y acompañar el cumplimiento normativo no se limita a esta guía. En su Plan Estratégico 2025–2030, la Agencia ha destacado la importancia de apoyar a micropymes, autónomos y pymes mediante guías y herramientas que faciliten la adaptación a los retos tecnológicos actuales, como la inteligencia artificial o la digitalización de procesos.
Además, se prevé que este enfoque proactivo de la AEPD incluya canales de atención especializada, materiales de formación y mecanismos de consulta que ayuden a los autónomos a integrar buenas prácticas de protección de datos en su día a día empresarial.
Fuentes: AEPD, Autonomosyemprendedor.es
