Protección de datos para empresas de Marketing: cómo cumplir con el RGPD

CRM y sistemas de automatización (HubSpot, Mailchimp, ActiveCampaign…).

Plataformas de publicidad segmentada y remarketing.

Estos datos suelen incluir nombres, correos electrónicos, hábitos de consumo o incluso intereses personales. Todo ello los convierte en datos personales según el RGPD.

Principios del tratamiento de datos personales en Marketing Online

Existe una serie de principios básicos sobre el tratamiento de datos personales según el RGPD. Algunos de los cuales son:

• Licitud, lealtad y transparencia: Informar claramente sobre el uso de los datos.
• Limitación de la finalidad: Solo usar los datos para el propósito para el que se recopilaron.
• Minimización de datos: Recoger únicamente los datos necesarios.
• Exactitud: Mantener los datos actualizados.
• Limitación del plazo de conservación: No guardar datos más tiempo del necesario.
• Integridad y confidencialidad: Garantizar la seguridad técnica y organizativa.

Mientras que el consentimiento debe ser expreso e informado en todos lo casos. Donde cada finalidad debe tener su propia base legal, como por ejemplo en el caso de envío de newsletters, se debe contar con el consentimiento del usuario. En el tráfico web, debe existir un consentimiento a través del banner de cookies y en el caso de datos de los clientes, según contrato o interés legitimo, dependiendo de cada caso.

Analítica Web y Política de Cookies

Las páginas web deben disponer de una política de cookies clara así como un banner de aceptación según la tipología. De modo que previamente debe existir un bloqueo de cookies no esenciales hasta que el usuario las acepte.

Uno de los principales errores de empresas de marketing es no insertar correctamente el banner de cookies ni desarrollar correctamente su funcionalidad.

Encargados del tratamiento en empresas de Marketing

En el caso de que la empresa trate datos personales en nombre de sus clientes, se convierte en encargado del tratamiento. Por lo que deberá firmarse un contrato de encargado de tratamiento que contemple los puntos siguientes:

• Finalidad y duración del tratamiento.
• Obligaciones de confidencialidad.
• Medidas de seguridad aplicadas.
• Subcontrataciones (si las hubiera).

Prácticas de seguridad recomendadas para empresas de marketing

Aunque el tratamiento de datos debe estar controlado y se deben tomar las medidas necesarias para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos, además es recomendable seguir una serie de pautas de seguridad. Algunas de las más importantes son las siguientes:

• Uso de contraseñas seguras con doble factor de seguridad.
• Cifrado de bases de datos y comunicaciones.
• Control de accesos por roles.
• Copias de seguridad cifradas.
• Auditorías periódicas de cumplimiento y seguridad.
• Formación en privacidad para empleados y colaboradores.

¿Necesito el consentimiento para enviar emails comerciales?

Sí, salvo que exista una relación contractual previa y se trate de productos o servicios similares. En caso contrario, se requiere consentimiento expreso.

¿Qué ocurre si uso cookies de terceros sin consentimiento?

Constituye una infracción. Debes obtener consentimiento antes de activar cualquier cookie no esencial.

¿Puedo comprar bases de datos para campañas de email marketing?

No se recomienda. Solo pueden usarse si se acredita el consentimiento válido de los contactos, algo difícil de garantizar en bases de datos adquiridas.

¿Cómo puedo demostrar que cumplo con el RGPD?

Mediante evidencias documentales: políticas internas, contratos de encargo, registros de actividades, consentimientos y medidas de seguridad aplicadas.

En Forlopd, ayudamos a empresas de diferentes sectores de actividad y volumen de negocio, a mejorar sus procesos para cumplir con las exigencias normativas. Si necesitas saber su tu negocio cumple con ellas y evitar costosas sanciones administrativas, puedes solicitarnos un análisis de cumplimiento sin coste y nuestros especialistas te guiarán en el proceso.