La inteligencia artificial (IA) ha abierto nuevas posibilidades en el ámbito profesional y tecnológico, mejorando la eficiencia en múltiples procesos. Uno de ellos es la transcripción de voz mediante sistemas automatizados, una herramienta cada vez más presente en reuniones, servicios de atención o gestión documental. Sin embargo, esta innovación plantea interrogantes importantes en materia de protección de datos personales.
La voz como dato personal
La voz humana no es solo una señal acústica, sino que puede constituir un dato personal: en función del contexto y de cómo se utilicen los medios tecnológicos, puede permitir la identificación directa o indirecta de una persona. Incluso cuando no es posible reconocer una voz por sí misma, los sistemas digitales suelen asociarla a otros datos (como números de teléfono, direcciones IP o metadatos derivados de su uso) que también son considerados personales a efectos del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) europeo.
Doble tratamiento en sistemas de IA
Al emplear servicios de transcripción basados en IA pueden coexistir, en realidad, dos tratamientos de datos distintos. Por un lado, está la tarea principal: convertir audio a texto para obtener, por ejemplo, actas o resúmenes de reuniones. Por otro, existe la posible utilización de las propias grabaciones de voz para ajustar o mejorar los modelos que sustentan estos sistemas de IA, algo que suele realizar el proveedor tecnológico.
Para quien decide utilizar estas herramientas es clave analizar con detalle las condiciones ofrecidas por los proveedores: ¿qué otros tratamientos se realizan? ¿Qué medidas de seguridad se aplican? ¿Cómo se gestionan los metadatos? ¿Cuáles son los plazos de conservación? Estas preguntas determinan la capacidad de cumplir con las obligaciones del RGPD y garantizan que los derechos de las personas se respeten.
Tratamientos adicionales y datos sensibles
No todos los tratamientos derivados de un sistema de transcripción tienen la misma naturaleza. Algunos servicios incluyen funciones avanzadas, como la detección de emociones o inferencias sobre aspectos personales sensibles, y pueden estar sujetos a marcos regulatorios más estrictos. En determinados casos, este tipo de análisis podría incluso verse prohibido por normativas específicas sobre inteligencia artificial si se usa indebidamente para extraer categorías especialmente protegidas.
Cuando un tercero, por ejemplo, el proveedor, utiliza los datos para fines propios, como el ajuste o reentrenamiento del sistema, asume el papel de responsable del tratamiento según el RGPD. Esto exige contar con una base legal clara para dicho procesamiento y garantizar que se cumplen todas las obligaciones informativas, de transparencia y de protección.
Bases de legitimación y consentimiento
La base legal para emplear servicios de transcripción puede variar según el contexto. En algunos escenarios, como respuesta a un contrato o para cumplir una obligación legal, puede considerarse justificada. En otros, el interés legítimo puede servir de fundamento siempre que se haya evaluado cuidadosamente y se ajuste a los principios de proporcionalidad y equilibrio de derechos.
El consentimiento explícito del interesado, libre y específico, sigue siendo una vía válida en muchos casos, aunque debe recogerse de forma clara y sin ambigüedad. Resulta especialmente relevante cuando se tratan datos en contextos sensibles o en relaciones laborales donde la dependencia jerárquica podría poner en entredicho la voluntariedad real del consentimiento.
Transparencia y derechos de las personas
Antes de iniciar el tratamiento, la organización responsable debe informar de forma transparente a quienes van a ser afectados. Esto incluye explicar qué datos se van a recoger, con qué finalidad, si se realizarán tratamientos adicionales, quiénes pueden acceder a ellos y qué derechos tienen las personas en cuanto a rectificación, supresión o retirada del consentimiento.
Voz sintética y anonimización
La normativa de protección de datos no se aplicaría, en general, a voces que hayan sido modificadas o sintetizadas de forma que se elimine cualquier posibilidad de identificación. Sin embargo, los metadatos asociados y el contenido de la comunicación pueden seguir siendo datos personales si están vinculados a una persona física identificable.
Recomendaciones para un uso seguro de la transcripción de voz con IA
Evaluar proveedores cuidadosamente: Antes de contratar un servicio de transcripción, revisa la política de privacidad, los protocolos de seguridad y la ubicación de los servidores, asegurando que cumplan con el RGPD.
- Minimizar la información sensible: Evita grabar datos innecesarios o que puedan revelar información especialmente protegida, como creencias, salud o datos financieros.
- Cifrado de las comunicaciones: Utiliza sistemas que cifren tanto la transmisión como el almacenamiento de las grabaciones para prevenir accesos no autorizados.
- Gestión de accesos internos: Limita quién puede acceder a las transcripciones dentro de la organización, aplicando controles de autenticación y permisos según la necesidad de cada usuario.
- Anonimización y seudonimización: Siempre que sea posible, elimina o modifica elementos que permitan identificar a personas físicas para reducir riesgos de privacidad.
- Auditorías y revisiones periódicas: Realiza controles regulares de cómo se gestionan las grabaciones y transcripciones, asegurando que no se utilicen para fines distintos a los autorizados.
- Formación del personal: Capacita a los empleados sobre buenas prácticas de manejo de datos de voz y concienciación sobre privacidad para minimizar errores humanos.
Estas acciones ayudan a mitigar riesgos y mantener la confianza de las personas cuyos datos se procesan mediante tecnologías de IA, garantizando un uso responsable y conforme a la normativa.
Fuente: AEPD
