Protección de Datos en Comunidades de Propietarios: Normativa y Buenas Prácticas

FORLOPDmayo 8, 2025/inProtecciónDatos

Los administradores de comunidades de propietarios gestionan recursos y espacios compartidos entre vecinos, y manejan una cantidad significativa de datos personales que deben ser protegidos conforme a la normativa en materia de protección de datos.

¿Qué datos personales utilizan las comunidades de propietarios?

Las comunidades de propietarios, en su gestión cotidiana, procesan datos personales sensibles como:

Nombres y apellidos de los propietarios.
Direcciones de contacto y correos electrónicos.
Teléfonos personales.
Información bancaria (para la gestión de pagos y derramas).
Incidencias o quejas presentadas por los vecinos.

En algunos casos, también pueden almacenar imágenes y grabaciones de cámaras de seguridad en espacios comunes, lo que añade un nivel adicional de complejidad a la protección de estos datos.

Legislación aplicable: RGPD y LOPDGDD

En España, las comunidades de propietarios están obligadas a cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD). Esto significa que deben gestionar los datos personales de los vecinos con transparencia, seguridad y respeto por los derechos de los titulares.

Algunos de los principios clave que deben cumplir incluyen:

Finalidad: Los datos solo pueden ser utilizados para fines específicos, como la gestión de la comunidad o la resolución de conflictos vecinales.

Consentimiento explícito: Si la comunidad desea usar datos personales para fines distintos a los previstos (como la distribución de un directorio de contacto), necesita el consentimiento claro de los vecinos.

Seguridad: Los datos deben ser almacenados de manera segura para evitar accesos no autorizados.

Responsabilidades del administrador de fincas y la junta directiva

Tanto el administrador de fincas como los miembros de la junta directiva son responsables de garantizar el cumplimiento de las normativas de protección de datos, lo que implica elaborar un registro de actividades de tratamiento (RAT) para detallar qué datos se recopilan, cómo se almacenan y quién tiene acceso a ellos; considerar el nombramiento de un delegado de protección de datos (DPD) en comunidades grandes o con tratamientos complejos; e informar a los propietarios para que conozcan qué datos se gestionan y cómo se protegen.

Buenas prácticas para proteger la privacidad en comunidades de propietarios

Evitar la sobreexposición de datos: No publicar datos personales en tablones de anuncios comunitarios accesibles a terceros.

Establecer contraseñas seguras: Si la comunidad utiliza herramientas digitales para la gestión de datos, como aplicaciones o plataformas, deben implementarse medidas de seguridad como contraseñas robustas y cifrado.

Limitar el acceso a los datos: Solo las personas que desempeñen funciones específicas (como el presidente o el administrador) deberían tener acceso a información sensible.

La privacidad de los datos en las comunidades de propietarios no es un tema menor. La correcta gestión de esta información no solo protege a los vecinos, sino que también refuerza la confianza y la convivencia en el entorno comunitario. Con un enfoque proactivo y el cumplimiento de las normativas vigentes, las comunidades pueden garantizar la seguridad de los datos personales y evitar riesgos legales innecesarios.

En el caso de que necesites asesoramiento en materia de protección de datos para administradores de comunidades de propietarios, en Forlopd contamos con expertos que te guiarán en el proceso de adecuación y cumplimiento normativo.