Cómo usar la copia oculta en los emails para evitar sanciones

FORLOPDmarzo 27, 2025/inDerechosRGPD, ProtecciónDatos

Diferencia entre CC y CCO en los correos electrónicos

Cuando enviamos un correo electrónico, además del destinatario principal, tenemos la opción de añadir otras direcciones en los campos CC (Con Copia) y CCO (Con Copia Oculta). Aunque a simple vista pueden parecer similares, su función es diferente y es importante usarlos correctamente.

CC (Con Copia): Este campo permite enviar una copia del correo a otros destinatarios, quienes podrán ver a quién más se ha enviado el mensaje. Es útil cuando queremos compartir información con varias personas de manera transparente, manteniendo a todos informados.
CCO (Con Copia Oculta): A diferencia del CC, los destinatarios incluidos en el campo CCO no son visibles para los demás. Esto es ideal cuando queremos proteger la privacidad de los correos electrónicos o cuando enviamos un mensaje a un grupo grande sin revelar sus direcciones entre ellos.

¿Cuándo usar cada uno?

Usar CC cuando queremos que todos los destinatarios sepan quiénes están incluidos en la conversación y facilitar la comunicación entre ellos.
Usar CCO cuando necesitamos mantener la privacidad de los destinatarios o evitar que alguien responda a todos innecesariamente.

Cómo evitar sanciones de la AEPD al enviar correos electrónicos

El uso incorrecto del correo electrónico puede suponer una vulneración de la Ley de Protección de Datos y acarrear sanciones. Para evitar problemas, sigue estas recomendaciones al enviar correos masivos o a múltiples destinatarios:

1. Usa siempre CCO en envíos masivos

Si envías un correo a varias personas que no tienen relación entre sí, usa CCO (Con Copia Oculta) en lugar de CC. Esto evita que las direcciones de los destinatarios sean visibles para otros y protege su privacidad.

2. Evita compartir datos personales sin consentimiento

Si un destinatario no ha dado su consentimiento para que su correo electrónico sea compartido con otros, no incluyas su dirección en Para o CC.

3. Verifica los destinatarios antes de enviar

Antes de hacer clic en «Enviar», revisa que todas las direcciones estén en el campo CCO para evitar errores y posibles filtraciones de datos.

4. Usa plataformas de envío masivo si es necesario

Si realizas envíos frecuentes a muchas personas (como newsletters o comunicaciones comerciales), usa herramientas especializadas como Mailchimp, Acumbamail o Sendinblue, que cumplen con la normativa de protección de datos, siempre y cuando cuentes con el permiso de los destinatarios para recibir ese tipo de comunicación.

La AEPD establece normas estrictas sobre el uso de datos personales. Asegurarse de cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) a la hora de realizar envíos de correo puede suponer la diferencia entre ser sancionado por incurrir en incumplimientos normativos o realizar las comunicaciones con seguridad.

Desde Forlopd trabajamos para que empresas de diferente índole adapten sus procesos a los reglamentos y normativas vigentes para garantizar que no sean sancionadas por la Agencia Española de Protección de Datos AEPD