Email marketing responsable

También estipula que debe existir un plazo de conservación para las direcciones de las listas de correos de email marketing, según la funcionalidad de la campaña. Así como firmar un acuerdo de encargo de tratamiento.

Otro detalle sobre el tratamiento de datos a la hora de realizar email marketing es garantizar la confidencialidad de datos, evitando que los datos sean filtrados o no tengan las medidas de seguridad adecuadas.

Además de todo lo mencionado, es fundamental que el tratamiento de datos personales en campañas de email marketing cumpla con los principios básicos del RGPD: licitud, lealtad, transparencia, minimización y limitación de la finalidad. Esto implica que solo se deben recopilar los datos estrictamente necesarios para la campaña y utilizarlos únicamente para la finalidad indicada en el consentimiento.

Asimismo, los responsables del tratamiento deben implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, pérdidas o filtraciones. Esto incluye el uso de plataformas de email marketing que cumplan con las normativas de seguridad y cifrado de datos.

Es igualmente relevante ofrecer a los usuarios mecanismos claros para revocar su consentimiento o darse de baja de las comunicaciones en cualquier momento, de manera sencilla y accesible. Cada baja debe ser procesada de forma inmediata y documentada.

Principales herramientas de email marketing

Mailchimp

Una de las plataformas más populares para pequeñas y medianas empresas. Permite crear campañas de correo profesional con plantillas prediseñadas y automatizaciones básicas.

Sendinblue

Plataforma todo en uno que combina email marketing, SMS y automatización de marketing.

Benchmark Email

Herramienta orientada a la creación de campañas de correo visualmente atractivas y fáciles de implementar.

MailerLite

Plataforma intuitiva que combina sencillez con funciones avanzadas de automatización y segmentación.

HubSpot Email Marketing

Parte del ecosistema de HubSpot CRM, ideal para empresas que buscan integrar email marketing con gestión de clientes.

Estas herramientas aseguran que los envíos se realizan con las opciones correspondientes para desuscribirse de las listas de envío, aunque la responsabilidad del tratamiento y supervisión del envío recaerá en la empresa que lo realice.

Otras recomendaciones para cumplir con el RGPD en el envío de newsletters

Revisa periódicamente tus bases de datos

El RGPD exige mantener actualizados los datos personales. Elimina los contactos inactivos o caducados y documenta los procesos de limpieza de bases de datos para justificar la minimización del tratamiento.

Incluye siempre una política de privacidad accesible

Asegúrate de que cada formulario de suscripción y cada correo electrónico incluya un enlace a tu política de privacidad actualizada. Esto demuestra transparencia y refuerza la confianza del usuario.

Evita la sobrecomunicación

Enviar correos con demasiada frecuencia puede considerarse una práctica intrusiva. Define una política clara de frecuencia de envío y ofrece a los usuarios la posibilidad de ajustar sus preferencias de comunicación.

Integra la protección de datos desde el diseño

Antes de lanzar una nueva campaña, revisa que todos los elementos (formularios, landing pages, automatizaciones) estén configurados de acuerdo con los principios del RGPD: finalidad, proporcionalidad y seguridad.

En Forlopd ayudamos a empresas y profesionales a mejorar sus procesos para adaptarlos a las normativas vigentes en materia de protección de datos. El envío de newsletters o comunicaciones es uno de los factores que puede desencadenar quejas o brechas de seguridad si no se realiza correctamente. Es por ello que recomendamos aplicar los criterios del Reglamento General de Protección de Datos en cada caso para evitar cualquier incumplimiento que signifique un sanción de la Agencia Española de Protección de Datos.