Obligaciones al colocar un dispositivo para garantizar la protección de los datos personales

Tanto la normativa en protección de datos como la misma AEPD es clara y tajante en relación a esta clase de tratamiento de datos, pues se establece la obligación de colocar un dispositivo informativo que contenga, como mínimo la siguiente información:

1. Identidad del Responsable del Tratamiento.
2. Finalidad del tratamiento: Seguridad y en su caso, control laboral.
3. Derechos y como ejercerlos.

Para aquellas entidades que utilizan sistemas de captación de imagen para garantizar la seguridad y en su caso, para el control laboral, se establece –sin perjuicio de la obligación de colocar el dispositivo informativo- la obligación de informar a los empleados ya sea mediante un anexo al contrato o a través de la distribución de una circular entre los trabajadores sobre el empleo de estas medidas y sobre las finalidades del tratamiento.

Por ejemplo:

“Seguridad de las instalaciones.
La empresa informa a los trabajadores que el acceso a sus instalaciones está protegido por un sistema de videovigilancia, responsabilidad de [COMPLETAR], que cumple con los requisitos exigidos por la normativa vigente.

De conformidad con lo establecido en el artículo 89 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales informamos que la empresa utilizará los sistemas de captación de imagen para el ejercicio de funciones de control de los trabajadores de acuerdo con lo establecido en el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores.”

Es condición imprescindible

Que se informe al empleado sobre esta circunstancia antes de que se incorpore al puesto de trabajo, esto es, en el contrato laboral.
De lo contrario, si la decisión de instalar los sistemas de videovigilancia es posterior a la contratación, el Responsable deberá informar a los trabajadores sobre esta circunstancia con anterioridad a su implantación dentro de los locales de trabajo. Esta información podrá facilitarse a los empleados mediante un comunicado general.

La LOPDGDD solo considera cumplido el deber de informar mediante la colocación del dispositivo informativo en caso de la “comisión flagrante de un acto ilícito por los trabajadores o los empleados públicos”.

En relación al uso de dispositivos de videovigilancia

La nueva LOPDGDD en relación al uso de dispositivos de videovigilancia y de grabación de sonidos en el lugar de trabajo, establece la prohibición de instalar estos dispositivos en lugares destinados al descanso o esparcimiento de los trabajadores o los empleados públicos, tales como vestuarios, aseos, comedores y análogos. Por lo que, las cámaras en ningún caso podrán captar imágenes de las zonas mencionadas.

Asimismo, si los sistema de videovigilancia emplean “cámaras orientables y/o con zoom, será necesaria la instalación de máscaras de privacidad para evitar captar imágenes de la vía pública, terrenos, viviendas o cualquier otro espacio ajeno.” https://www.aepd.es/media/fichas/ficha-videovigilancia-control-empresarial.pdf

Los sistemas de grabación de sonidos

Por otra parte, es importante mencionar la diferenciación que la LOPDGDD establece en relación al empleo de sistemas de grabación de sonidos, puesto que en la misma se establece que solo se admitirán estos dispositivos “cuando resulten relevantes los riesgos para la seguridad de las instalaciones, bienes y personas derivados de la actividad que se desarrolle en el centro de trabajo y siempre respetando el principio de proporcionalidad, el de intervención mínima y las garantías previstas en los apartados anteriores.”

Por último, en relación al empleo de videocámaras por parte de los Responsables del Tratamiento, se establecen, entre otras, estas obligaciones:

•  Plazo máximo de conservación de un mes de las imágenes captadas, salvo que se grabe la comisión de un delito o infracción administrativa, en cuyo caso, dichas imágenes deberán ser puestas a disposición de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad o a los Juzgados y Tribunales competentes.
•  Informar a quién tenga acceso a las imágenes sobre sus obligaciones de seguridad (reserva, confidencialidad y sigilo) y suscribir con estas el correspondiente acuerdo de confidencialidad y deber de secreto.
•  Limitar el acceso a las imágenes grabadas solo a las personas autorizadas.
• Si desea más información al respecto, contacte con su técnico para averiguar si su entidad cumple con los requisitos legales y/o acceda a la página web de la AEPD: https://www.aepd.es/media/guias/guia-videovigilancia.pdf